Controles básicos de gestão

Manter uma boa administração exige conhecimentos profundos sobre o mercado, a concorrência, os fornecedores, e a própria empresa. No entanto, muitos empreendedores conhecem as ferramentas de gestão, sabem que um negócio não pode dar certo sem algumas premissa, mas esquecem que além de executar tarefas, é preciso planejar o negócio com rumo e direção bem definidos. Para que isso aconteça, existem controles básicos de gestão que não podem ficar de lado.

Um boa administração exige um planejamento prévio que leve em conta algumas questões básicas. Mas não confunda básicas com algo sem importância, já que elas são o alicerce de uma gestão eficaz. Mesmo assim, esses fatores ainda são completamente ignorados por uma grande parte dos empreendedores. Resultado? 27% das empresas fecham portas antes de completar o segundo ano de vida, segundo estudos do Sebrae.

Antes mesmo de começar o controle de gestão da sua empresa, tenha certeza que você tem as respostas para as questões abaixo:

• Missão da empresa

• Público-alvo

• Investimento na empresa

• Divulgação dos produtos e/ou serviços

• Tempo para ter de volta o investimento realizado

• Custos fixos e variáveis da empresa

• Lucro baseado nas expectativas de vendas

Só depois de ter essas respostas documentadas você pode partir para a gestão do seu negócio.

Controles básicos de gestão

Visualizar e analisar os processos de relação da empresa com os seus clientes e fornecedores é o primeiro passo para gerir uma empresa. Esse controle deve contemplar o atendimento, as análises internas (custos, formação dos preços de venda, fluxo de caixa e demonstrativos de resultados), o estoque (controles de entrada, saída e giro), entrega e até o serviço de pós-venda (que inclui atendimento ao consumidor). Todas as atividades relacionadas à sustentabilidade da empresa precisam ser monitoradas por controles diários.

Se for possível, utilize a tecnologia ao seu favor e integre os dados para auxiliá-lo nas decisões estratégicas. Há centenas de soluções disponíveis no mercado para coletar e gerenciar informações mais facilmente. Mas também não adianta coletar informações se elas não forem utilizadas. Para que o empreendedor tenha controle sobre todos os aspectos inerentes ao negócio, ele precisa buscar uma visão holística da operação. Neste panorama, alguns aspectos são essenciais para a gestão da empresa, tais como:

• Cadastro de clientes e fornecedores: manter planilhas com a informação dos clientes e fornecedores é o mínimo que se pode fazer pela administração da sua empresa. Você precisa saber quem está comprando seu produto e quais são os fornecedores com o maior custo-benefício do mercado.

• Controle do estoque: se sua empresa não sabe o que tem no estoque nem informações relevantes relacionadas a ele (data de validade, fabricantes, quantia de produtos, localização), como vai controlar as vendas e compra de fornecedores? Estoque bem monitorado significa previsão e giro assertivos, ou seja, o mínimo de prejuízo e o máximo de lucro.

• Análise diária do fluxo de caixa: o conhecimento do quanto entra e sai do seu caixa é fundamental para planejar estratégias que revertam uma situação negativa ou que prevejam investimentos para melhorias da empresa quando há espaço para isso.

• Controle diário de vendas: quais produtos saem mais e quais estão parados há muito tempo no estoque? Essas informações são fundamentais para que o empreendedor pense em ações promocionais, por exemplo.

• Análise do Demonstrativo de Resultados do Exercício:  também conhecida como DRE, demonstra o resultado obtido pela empresa em determinado período, apurando o lucro ou prejuízo.

Dicas para melhorar a gestão do seu negócio

Além de controlar a gestão do seu empreendimento, você precisa estar atento a outros favores. Abaixo, separamos algumas dicas que podem ajudar você e seu time a enfrentarem alguns desafios empresariais.

• Elabore um plano do negócio

• Realize um controle administrativo e financeiros

• Monitore a contabilidade

• Estabeleça uma rotina de trabalho

• Divulgue sua empresa

• Adapte-se às mudanças do mercado

• Capacite e motive os funcionários

• Mantenha um ambiente organizacional favorável

• Avalie a satisfação do cliente

Como sua empresa faz o controle básico de gestão? Quais são as maiores dificuldades? Compartilhe com outros leitores!