Manter uma boa administração exige conhecimentos profundos sobre o mercado, a concorrência, os fornecedores, e a própria empresa. No entanto, muitos empreendedores conhecem as ferramentas de gestão, sabem que um negócio não pode dar certo sem algumas premissa, mas esquecem que além de executar tarefas, é preciso planejar o negócio com rumo e direção bem definidos. Para que isso aconteça, existem controles básicos de gestão que não podem ficar de lado.

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Um boa administração exige um planejamento prévio que leve em conta algumas questões básicas. Mas não confunda básicas com algo sem importância, já que elas são o alicerce de uma gestão eficaz. Mesmo assim, esses fatores ainda são completamente ignorados por uma grande parte dos empreendedores. Resultado? 27% das empresas fecham portas antes de completar o segundo ano de vida, segundo estudos do Sebrae.

Antes mesmo de começar o controle de gestão da sua empresa, tenha certeza que você tem as respostas para as questões abaixo:

  • Missão da empresa

  • Público-alvo

  • Investimento na empresa

  • Divulgação dos produtos e/ou serviços

  • Tempo para ter de volta o investimento realizado

  • Custos fixos e variáveis da empresa

  • Lucro baseado nas expectativas de vendas

Só depois de ter essas respostas documentadas você pode partir para a gestão do seu negócio.

Controles básicos de gestão

Visualizar e analisar os processos de relação da empresa com os seus clientes e fornecedores é o primeiro passo para gerir uma empresa. Esse controle deve contemplar o atendimento, as análises internas (custos, formação dos preços de venda, fluxo de caixa e demonstrativos de resultados), o estoque (controles de entrada, saída e giro), entrega e até o serviço de pós-venda (que inclui atendimento ao consumidor). Todas as atividades relacionadas à sustentabilidade da empresa precisam ser monitoradas por controles diários.

Se for possível, utilize a tecnologia ao seu favor e integre os dados para auxiliá-lo nas decisões estratégicas. Há centenas de soluções disponíveis no mercado para coletar e gerenciar informações mais facilmente. Mas também não adianta coletar informações se elas não forem utilizadas. Para que o empreendedor tenha controle sobre todos os aspectos inerentes ao negócio, ele precisa buscar uma visão holística da operação. Neste panorama, alguns aspectos são essenciais para a gestão da empresa, tais como:

  • Cadastro de clientes e fornecedores: manter planilhas com a informação dos clientes e fornecedores é o mínimo que se pode fazer pela administração da sua empresa. Você precisa saber quem está comprando seu produto e quais são os fornecedores com o maior custo-benefício do mercado.

  • Controle do estoque: se sua empresa não sabe o que tem no estoque nem informações relevantes relacionadas a ele (data de validade, fabricantes, quantia de produtos, localização), como vai controlar as vendas e compra de fornecedores? Estoque bem monitorado significa previsão e giro assertivos, ou seja, o mínimo de prejuízo e o máximo de lucro.

  • Análise diária do fluxo de caixa: o conhecimento do quanto entra e sai do seu caixa é fundamental para planejar estratégias que revertam uma situação negativa ou que prevejam investimentos para melhorias da empresa quando há espaço para isso.

  • Controle diário de vendas: quais produtos saem mais e quais estão parados há muito tempo no estoque? Essas informações são fundamentais para que o empreendedor pense em ações promocionais, por exemplo.

  • Análise do Demonstrativo de Resultados do Exercício:  também conhecida como DRE, demonstra o resultado obtido pela empresa em determinado período, apurando o lucro ou prejuízo.

Dicas para melhorar a gestão do seu negócio

Além de controlar a gestão do seu empreendimento, você precisa estar atento a outros favores. Abaixo, separamos algumas dicas que podem ajudar você e seu time a enfrentarem alguns desafios empresariais.

  • Elabore um plano do negócio

  • Realize um controle administrativo e financeiros

  • Monitore a contabilidade

  • Estabeleça uma rotina de trabalho

  • Divulgue sua empresa

  • Adapte-se às mudanças do mercado

  • Capacite e motive os funcionários

  • Mantenha um ambiente organizacional favorável

  • Avalie a satisfação do cliente

Como sua empresa faz o controle básico de gestão? Quais são as maiores dificuldades? Compartilhe com outros leitores!

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